【8090 在职场】营销人的邮件点开强迫症,你有吗?

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【8090 在职场】营销人的邮件点开强迫症,你有吗?

Echo | 2015-10-26 18:43

世界上有两种人:一种是收件箱是令人发指得干净的人,另一种是收件箱爆满的人,他们的收件箱邮件甚至比尖峰时刻的纽约地铁班次还要多。

前者从来没有未读邮件,而后者则显得较为急躁,因为他们非常想减少邮件图标上的红色未读数。

我们向一些营销人进行了了解,看看他们是属于两者中的哪一类。

Rishad Tobaccowala, Publicis Groupe 的策略主管

不管Tobaccowala有多繁忙的日程,他也一定会确认自己收件箱的邮件,他会给自己设定一个期限,例如在 24 小时内回复每一封邮件。

Choire Sicha, The Awl 的共同创始人

Sicha有太多的未读邮件,多得甚至没有办法显示出来。

「我的邮箱里大约有 24 万封邮件。」他说道。

Jason Harris, Mekanism董事长

Harris 有「电子邮件强迫症」,所以他会强迫性地确认每一封邮件。

 

「我会在每天晚上读邮件,保证第二天不会被一堆邮件轰炸」他说道,「确认邮件可以让我保持淡定。」他还补充说,上面的截屏是有误导性的因为他前段时间正在旅游没有办法确认邮件。他还说,「我今天晚上就会确认这些邮件。」

Robert Scoble, Rackspace Hosting

Scoble设的自动回复让每个给他发邮件的人都抓狂不已。他说,「很不幸,如果我没有在 2-3 天内回复你,我就会当做没收到你的邮件。」他的邮件回复概率大约只有 5%。

「我不可能回复每一封邮件。因为如果我要一一回复,除非我不吃不喝不睡,不和家人朋友出门。」他解释道,「因为我不愿意去一一确认邮件,我只会每天回复一部分邮件,然后会向没有回复的人发自动回复的邮件。」

Jeremy Crisp,  Nail Communications 合伙人

Cris尽他最大努力也不能即时回复所有的邮件。

「这些邮件缠住了我,尽管我想要拼命摆脱他们」他这样说道,「它们就像那些该死的催命符一样-没完没了,我往往只能败下阵来。」

Jason Peterson, Havas Worldwide Chicago 创意部门主管

Peterson觉得邮件是非常无趣的媒介并且他一点都不关心这些。当他的邮件比下面的截屏里的邮件少的时候只有可能是代理服务器最近更新了。

他说,「我从不确认邮件,如果要联系,直接短信我或者电话我就好;Email 是以前的代理商保留证据防止自己利益受损的借口。」

Rich Antoniello, Complex 创始人兼 CEO

Antoniello和他的邮件箱是一体的,他也当然属于那种「零未读邮件」的那类人。如果可以,他甚至会在飞机上回复你的邮件,直到他把所有邮件都确认为已读。

Jon Haber, Giant Spoon 共同创始人

Haber说他一点都不奇怪如果哪天他中了大乐透他都不知道。他已经通过训练让自己可以忽略那些垃圾邮件。

Whitney Fishman,  Innovation & Consumer Technology,MEC高级合伙人

Fishman承认他是属于邮件强迫症的那一方。

他甚至会有一些其他的 APPS 来归类他的邮件。

「我是一个非常注重工作效率的人—所以如果我晚上没有确认完邮件我就会浑身不舒服充满焦虑。」

Madison Wharton,  DDB New York首席产品研发官

Whatton 责怪惊人的邮件数量导致手机出了问题,但是事实上应该是她的手机邮件在叫嚣着需要她的清理。

「你是不是本来认为,我是属于零未读邮件那一型。」Wharton 开玩笑道。

二. 清理邮件是营销人的偏执症?

如果把对邮件清理的程度以 0 到无限大的坐标轴来表示,那营销人的分布应该不止是极端,应该是分布在坐标上的零星点点。

邮件强迫症的人表示自己就是极端的 0,不容许任何未读邮件躺在自己的收件箱里。

对那些平时用到邮件但又没有偏执症的人,他的程度可能是不同的。有些人无论什么邮件都不会去查看,有些人会分轻重缓急地去收发邮件。

为什么有些人对邮件清理有近乎偏执的追求呢?

定时清理邮件的人不喜欢自己有未读邮件与他的个性、职位关系和工作诉求有关。

Jason Harris 说自己是电子邮件强迫症患者。有些人由于个性的缘故希望保持周围干净的环境、保持自己手机的页面整洁等。当他们处于一个混乱的环境的时候,他们会觉得百爪挠心而无法专注于工作。

Rich Antoniello 说他和自己的邮箱是一体的。如果你是一个公司的 HR,你就永远离不开邮件。因为你的邮件就像百宝箱一样,你不知道什么时候就会有千里马出现。所以保持自己的邮箱随时开放是很有必要的。如果不查收邮件,你的工作也无法展开,人才的流失也会造成公司的损失。

最后是工作要求,假如你是子公司的员工。总公司每天有大量的工作要下达,除了邮件或者面对面的交待,我相信没什么社交软件可以更好替代邮件的职能。

当然,不清理邮件的人也有自己的理由。

Jason Peterson 更倾向于面对面或者电话交流的方式。如果你的工作不需要用到邮件或者你的 social media 可以替代邮件的职能。那用不用邮件倒也是无关紧要的了。

Jon Haber 说他可能中了彩票都不一定知道,因为他已经养成了忽略垃圾邮件的习惯。当邮箱使用越加的频繁,也意味着邮箱被更多地渠道所知而收到无端的垃圾邮件。垃圾邮件有时候甚至干扰了日常的生活工作。当一个邮箱被垃圾邮件塞满,从 1000 封邮件里找出 1 封有用的邮件成了一件难事。

三. 为什么营销人喜欢用邮件进行日常工作呢? 

工作的高效性

当你要汇报工作的时候,老板没有时间来倾听你准备了数十页的 PPT 报告,因为时间就是金钱、就是效率。微信短信的汇报形式显得过于琐碎,这时候邮件就显示了它无与伦比的不可替代性。

邮件的正式性

电子邮件作为一种频繁应用于商业交流领域的新型信息媒介出现,被广泛的应用于不同的商务洽谈中。

当我们需要向异地的客户介绍公司时,一两句说不清,赶去对方公司又不可能。一封邮件显得正式有礼,并且所能涵盖的信息非常全面。

邮件的法律效益

知乎网友常山赵子龙发表过这样的见解,一些公司,尤其是外企凡事讲究效率,明确权责,邮件区别于电话之处在于白纸黑字,若出现重大问题后续追究责任时,邮件交接的内容有理有据,避免争端。

邮件的确是最合适最正式的书面申明方式。当有一天对簿公堂或者出现公司同事之间的利益纠纷,以一封邮件还是一段聊天为证据,你觉得哪个更合适呢?

邮件的脉络梳理功能

邮件是很好的资料梳理工具。邮件可以根据时间轴、转收发有记录地贯通工作内容。当我们需要查收与对方的联络情况时,根据时间和往来能够很好得备份与客户的关系。

邮件的群发性

知乎网友 Looking 说,邮件可以同时告知很多人。除此之外,通过 to,cc,bc 等方式让收件人知道自己在这个事件里处于什么位置,需要做出什么反应,其他还有什么人也知道这件事了。

邮件中的收发里有抄送、密送等。作为发件人,你可能需要向客户发送合同的同时,也需要向上级抄送一份邮件。邮件可以免去拉群组或者分多次转发而造成工作效率低下。 

公司的制度文化

根据知乎网友 Ario 的说法,他曾经在淘宝实习,同事间的交流基本都是用旺旺,所以也就没人去用邮件。

的确如此,公司的制度决定了公司的交流方式。如果有明确的明文规定,整个公司的通用交流工具也得到了统一。

公司的文化,例如淘宝将旺旺作为了公司的一种代表文化,那在其中工作的人势必也会受文化的大环境影响来选择交流工具。

四. 我们如何更好得处理工作上的邮件。

打开你的手机,看看邮件上面的红色数字是几。

如果你的数字常年保持在 20 以上并且保持着只增不减的趋势,你毫无疑问属于非强迫症患者。

如果你的手机主页面干干净净,不论是邮件,Twitter 还是 Facebook,一旦上面出现了红色的数字,你就会感受到浑身不舒服,甚至都不想把手机拿在手里,那你毫无疑问是强迫症患者之一。

不论你是哪一种,不影响你日常的工作是非常必要的。

而面对数不清的垃圾邮件,我们如何更好地处理工作上的邮件呢?

邮件分类

Fishman说,他会用 APPS 把邮件分类。

邮箱分 Gmail、163mail、QQ mail 等等。你可能会用 Gmail 来查收公司内部的信件,用 163mail 来查收朋友家人的贺卡、信件等。来自不同邮箱的信件能够让你在短时间内了解到邮件的属性,从而分清处理邮件的轻重缓急。

番茄工作法的运用

番茄工作法的概念是让时间概念从「点」变成「块」。

如果在一收到邮件的同时就点开查看回复,不仅耽误了你现在的工作效率,而且还打断了目前的工作思路。不如规定一个特定的邮件收发时间。

尽管你是邮件强迫症患者,但是给邮件定一个特殊的时间点,比如中午 12 点或者晚上 6 点,为固定的收发邮件时间,这样就可以大大提高日常工作和回复邮件的效率。

草稿箱的功能

将回复的邮件制定成模板也是一个提高效率的办法

工作的周而复始性让我们意识到有些时候同样的回复内容是存在的。

例如客户公司想要向我们咨询公司的信息,那把一封公司相关资料介绍储存在草稿箱就是很必要的了。当不同的客户来问相同的内容时,你只需要按下草稿箱里的发送按钮。

除此之外,制定合同的邮件等平时工作中会经常用到的邮件内容,储存一份模板也可以大大提高回复邮件的效率,让你的工作更加的便捷。

五、编辑邮件的七荣六耻

如何让你的草稿箱内容,平时回复邮件的内容显得得体大方呢?你需要牢记以下七个要领

1. 保证把事情说明白

2. 在 1 的前提下,尽可能短

3. 必要时可以罗嗦,不要为了短而短

4. HTML 格式与 txt 格式的选择,跟团队保持一致即可

5. 写完后考虑一下受众的阅读体验

6. 让自己的邮件易于检索

7. 由简入繁,后而化简

当确认整体的邮件内容后,记住千万不要犯以下六种虽然小但却致命的错误

1. 不处理就转发

2. 忽略语法的重要性

3. 任性使用大量术语

4. 使用非正式或缩略用语

5. 邮件回复所有人

6. 执着于文件归档

参考来源:DIGIDAY

 

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