【8090在职场】别把开会当成你浪费时间的借口

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【8090在职场】别把开会当成你浪费时间的借口

SocialBeta | 2015-05-28 16:15
从早上八点到晚上十点,一天总有七八个会要开。会议=无聊+冗长?为什么我们老在这些会议上浪费时间? “无议程,不会议”。开会本可以很高效,别再拿开会当浪费时间的借口。以下这五条小建议,让你的会议事半功倍!
本文作者是领英用户:Dana Rousemaniere,网络编辑和独立撰稿人。毕业于康奈尔大学,现就职于《哈佛商业评论》。 Dana Rousemaniere 如果你认为你的大多数会议都是浪费自己和公司的时间,那么请举起你的手。你甚至都不需要更多的确凿证据,数据显示某家公司每周执行委员会会议会在一年内浪费掉整整300000个小时。 我们可以把那些时间利用起来,但是我们在周而复始的会议邀请中还能做些什么呢? 解决方案来了。我们查阅了《哈佛商业评论》的存档,并找到了一些如果减少会议数目和时长的方法,下面便是一个总结: 首先,我们从为什么包括你自己在内的很多人都对会议情有独钟开始。许多人喜欢开会,因为开会会让他们觉得自己很重要。但是在下一次接受会议邀请的时候,请先问一下自己:如果我当天生病不能出席会议的话,这个会议会不会因此而改期?如果回答并不肯定的,那么很可能你根本就没有必要出席。 当自己不确定是否要参加一个会议的时候,可以尝试使用下图的决策树:

decision tree

如果有些会议你不得不出席,那么就缩短一下这些会议的会议时间吧——比如从60分钟缩减到30分钟,甚至15分钟,并且力图让会议更早结束。或者你可以把你要发言的部分安排在会议的开始阶段。 没人规定过所有人都一定要出席会议的整个过程,尤其是电话会议。而我们需要做的仅仅是事先安排会议会要讨论话题的时间段。了解一下电话会议的时候大家都在干嘛,你就会认同这样的预先安排的必要性了。

what else are employees doing during a conference call

当然,有的时候会议确实是必要的,下面就是一些一定要大家面对面解决问题的情形: 1. 需要告知人们最新的情况 2. 需要让大家贡献新的想法 3. 寻求大家的同意 如果可以通过电话解决的问题,就一定不要开会。如果可以通过邮件解决的问题,那就一定不要打电话。如果确实需要通过会议来解决你的问题,那么力图快速高效。请记住下面这些小贴士:

一、从一个专注的议程开始——“无议程,不会议”

在哈佛商业评论,大家一致遵循“无议程,无会议”的规则。一个被良好执行的议程将会决定整个会议的风格和方向。 在会议开始之前与同事非正式地先聊一聊会议中要讨论到的重要的议题,尽可能的具体化;计划一个有关每个议题的时间,并在会议中严格按照计划时间执行。 在开会之前,还应当提前将会议议程发送给与会人员,这样大家可以根据议程做好准备。

二、限制与会人员——“什么事优先级最高”

当你在发布会议邀请的之前,先问问自己有什么事情享有最高的优先级,哪些人是一定要参加会议的。有意识的限制与会人员的人数和确保有决策权的人在场是非常重要的。 千万不要因为现在日程安排APP发会议邀请非常便利,而盲目地发送邀请。如果你需要确保某位重要的高级经理在场,那么你就应该事先与这个经理确认好他最方便的时间,之后再和其他同事确认时间。 当然,如果你要同顾客开会的话,那么顾客的时间有最高的优先级。

三、别跑偏——“从议程和背景资料开始”

当你已经完成了与会人员的配备之后,最重要的事情就是不要让会议离题跑偏了。要达成这一点,应该从你制定和发布会议议程以及会议背景材料开始。 如果你要举行的是一个视频会议,那么现在最重要的事情便是确保参会人员都会使用视频会议的工具。如果你还对视频会议工具还用得不那么溜,务必请一个会熟练使用的人来帮助你。你大概也不会希望把会议的前20分钟花在调试音频和视频上面吧。

四、管理你的与会人员——“是否成为主导者”

无论你的会议议程设计得多么完美,我们几乎都总是会发现有些说不清的因素让会议偏题。 毕竟,每个人都有带自己的目的来开会,这会影响会议的整个氛围和方向。有一些人会对讨论的话题非常感兴趣,而另外一些人则仅仅因为这些会议在他们的日程上而出席。 是否成为会议的主导者,去鼓励大家积极发言和认真倾听别人的观点,是你自己的选择。

五、引导正确的会议风格——“注意身体语言的信息”

注意你的身体语言所传递的信息,我们说什么同我们怎么说一样重要!不妨注意一下你是否双手交叉放在胸前,而且身体后倾倚靠在椅子上,这可能意味着你对目前的话题不感兴趣,已经有一点不耐烦了。 如果你是老板的话,那么你的身体语言是更加重要的,因为几乎每个人都在观察着你的一言一行。

六、定义下一步——“不断定义行动与责任”

任何会议都应该不断定义下一步,预期完成日期没定、明确责任人没有的时候是不能结束会议的。 务必记下:有谁,在什么时候之前,应该完成什么事情,以及倘若有什么话题还需要继续讨论,应该明确为下一次讨论安排一个相应的时间。 当然,有些类型的会议会需要一些额外的计划和执行,比如: 电话会议 电话会议会非常的浪费时间,但是倘若能够利用得很好,那么也会带来很大的便利——毕竟这是一种相对于面对面的会议来说更加快速、简单和便宜的方式。电话会议还能更好地记录会议内容,和更方便地让大家加入或者退出一个会议。 外场会议 许多管理层会挑出一年中的某个星期到其他地方去开会讨论未来的发展战略。有太多的人都认为外场会议无非是换了一个地方的会议罢了,其实不然。 领导层峰会 许多大中型公司都会有每年一度的领导层峰会。但是太多人都白白浪费了这些可以利用集聚的高层智慧与能量的机会。 最后应当记住,每天当中第一个会议最重要。每天早上,一定要明确这一天最重要的和一定要完成的事情是什么。不论在你的日程上会有多少会议,这一个会议一定是那个会让你和你的团队更高效地利用时间的那一个。
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