【8090在职场】当你很忙时,如何应对会议、咨询、采访等请求?

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【8090在职场】牢记这9条!编写一份能指导每个员工完美运营企业社交媒体平台的指南

【8090在职场】当你很忙时,如何应对会议、咨询、采访等请求?

Mark_Grove | 2014-07-14 15:35
今天的我们都很忙,总是觉得没时间,一方面要应对自己的工作,而时不时又会接到会议、咨询、采访的请求,在各种应酬中耗费大量精力。除了正常工作时间的忙碌之外,有时候周末假期也会被打扰,甚至家人的短信或者电话都没有时间及时回复。这种现象在那些公众人物、行业领袖中尤其常见,直接拒绝别人显得失礼,接受请求又意味假期泡汤,左右为难。面对这样的情况,我们该如何解决呢?

很多年轻人会找一些业内领袖充当职业导师,寻求人生规划建议,或者获得某种帮助。对于工作繁忙的公众人物来说,这无疑会占用他们很多时间,可能大多数时候都会选择拒绝。但是试想想,如果不是因为很多年前有很多人愿意花时间和你交流、给你提供建议和帮助,那你怎么可能有今天的成就?如果你愿意花半个钟时间向晚辈传道授业,谈谈你的工作经验、人生阅历,在帮助到他人的同时,也有利于你反思学习,既不失礼仪又显得有权威。相信在合理安排日常表,适当“拒绝”一些请求的前提下,彼此都能共赢。 如何管理日程表,用一种恰当的方式去平衡各方面的时间呢?总得来说,你必须明确有多少时间可以和别人分享,对个人喜好设定好清晰的界限,并长期坚持去做(这点非常重要)。下面是一些具体的建议:

设定时间限额

首先,认真思考每周收到的各种开会、咨询请求数量,认真梳理,确定有多少个能被加入到日程表中。具体的安排因人而异,可能你一个月有一个半小时的会议时间,或者每周30分钟这样空闲。无论怎样,一定要坚持个人的既定方针,固定的习惯容易形成个人风格,别人在了解的你的固定习惯后,一般就不会冒昧在不合适的时间打扰,这点是非常重要的。

应答范本:

“感谢你的来访,我非常乐意和你分享不同的观点,也希望可以帮助到你。但不幸的是日程表安排表不允许我在一周之内花那么多时间开会、面谈,这周的安排都满了,不知下周星期四3点是否合适?”

拒绝咖啡

在众多社交情景下,可能最常见就是“我们去咖啡厅坐一会儿吧,15分钟就好了”,很多人都不会太在意到这杯咖啡的“魔力”,都会欣然接受,但很多时候,这个所谓的“15分钟咖啡会议”会不知不觉占用你很多时间,咖啡厅舒适的环境、醇厚的咖啡和可口的小甜点,往往会让你忘记时间。所以最好不要在咖啡厅进行这样的面谈。 相比令人沉醉的咖啡,一个15分钟的电话是不错的替代选择。时间安排可以相对灵活,这样的对话最好放在一些工作低效率的时间,比如星期五下午或者每天下午三点之后。一些CEO喜欢在早上工作,处理公司业务,而把下午的时间用来接见一些访客或者出席招待会,就这是这样的道理。

应答范本:

“你好,感谢你的邀请。但是很抱歉,我的日程安排不允许我有这样的咖啡时间,我乐意花15分钟的时间在星期五下午4:30回答你的问题,这样是否合适?”

化多为少,连接不同的人(沙龙聚会)

如果你发现咨询者有很多相同的问题,那你可以考虑定期举办一个沙龙。请求积累到一定程度后,让受访者参与一个集体会话,你分享完自己的见解后,让听众们讨论,相信很多人都不会拒绝这样可以和志同道合的人交流的机会。 听起来这像很多工作,但实际上,一个一小时的季度沙龙比起你每周的盲目应酬,有效轻松多了。

应答范本:

“感谢你的支持,我很想找时间和你交流,我这个月会举行一次沙龙,来回答各种问题,届时我们可以一起探讨交流,希望你可以加入我们。”

写一篇FAQs(常见问题集锦)博文

相信很多人都会被问到同样的问题,如何在对应的职位工作、怎样进步成长等,这些问题大同小异,很多时候你不得不重复一样的答案。为了节约时间,你可以把这些经历、经验写成一篇邮件草稿,存在邮箱的草稿箱里,有需要的时候可以快速回复,解决了大部分问题后再单独解决个别问题。 把一些常见的问题的回答写成了一篇博客,放在个人网站上,让咨询者去阅读这些博文也是个不错的解决办法。 写FAQs的最开始要耗费的精力是较大的,但长远来看它能节省大量的时间。 这对于咨询者来说也是极好的,文字可以重复阅读,加深理解,不失为一种好笔记。

应答范本:

“谢谢你的支持。 关于你的问题,我深有体会,一直以来都在不断寻求答案,我的一些见解已经写在我的一篇博客中(地址为:),希望可以帮助你。 如果看完以后还有什么问题,欢迎交流。”

总结

以上的就是我个人的一些工作经验,我一直相信花一些你的个人时间与别人交流分享工作经验和专业知识是一种非常有益的行动,既帮助了别人,也容易让你对自己的工作感到更加自信,实现共赢。所以在有时间、合理安排的前提下,我们都应该与人为善。   原文链接:https://www.themuse.com/advice/how-to-respond-to-informational-interview-requests-when-you-dont-have-time 编译:@Mark_Grove 本文链接:http://www.socialbeta.com/articles/how-to-respond-to-informational-interview-requests-when-you-dont-have-time.html SocialBeta贡献者编译文章,如需转载请注明SocialBeta和编译者(以上信息需全部保留)。

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