【8090在职场】6种扼杀你职场前途的邮件错误,很小却很致命

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【8090在职场】6种扼杀你职场前途的邮件错误,很小却很致命

SocialBeta | 2015-06-01 15:22

作者: Ravin Carr/编译:Coco



SocialBeta编者按:邮件已成为职场人处理日常工作的重要工具。通过邮件,大家接收来自Boss的工作通知,提交熬夜赶出来的营销方案,与客户联系沟通。邮箱已然成为职场人展示能力和态度的平台,大家总是关心自己的创意策划是否能博得客户的青睐,对Boss的回信是否足够迅速,邮件怎样归档才能展现职场人的专业性。

当然这些都没有错,但是在这个过程中也很有可能忽略了许多小错误,而这些小错误或许正在扼杀你此刻努力奋斗的职业生涯。不过Calm down,仔细阅读下面这篇文章,找出自己的错误之处,然后果断改掉吧。

错误邮件
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当你看到这篇文章时,也许你的邮箱里正躺着许多亟待回复的邮件。无论你有没有意识到,邮件都对你职业生涯的成功有着非常重要的影响。在我们每天的工作中,处理了邮件占据了大部分的时间。近期一份来自Kelton Global 的报告指出,超过90%的美国人每天花在邮件上的时间有90分钟之多。

邮件还可以反映你的个人工作素养。无论你是否喜欢,你的邮件都会暴露你是如何对待你的同事、客户和各级主管们的。想一想有多少次我们是根据一个人的“邮件表现”来评价这个人的:我们会远离那些用邮件漫谈的人,对那些只回复了寥寥数语的人生气,讨厌那些总是用邮件把每个人都牵涉进来的人,甚至还会被写作极差的人激怒。

Boss们对邮件来往也如此重视,一点点的错误可能也会因其质疑你的工作能力。不过不用太紧张,也不要立刻就开始检查你的“已发送”文件夹。在一切都还来得及的时候,来检查一下你有没有犯以下这六个可能毁了你的职业生涯的邮件错误,然后纠正他们。

一、不处理就转发


当你看到某个事件有重要的更新时,你可能会迫不及待地要将它转发给相关人员。当你摁下转发键,迅速把邮件转移到别人那里的时候,也许你还有一点小小的得意。但是仔细想一想,如果不加解释地把一封邮件直接转发,它可能使你的邮件事务涉及的相关人员不得不花费宝贵的时间来弄清楚事件的内容到底是什么,他们还可能无法理解为什么你会认为这封邮件如此重要。

解决方案:首先,重新审阅并且编辑主题,让你的被转发人对邮件的内容一目了然。接下来,写一段清晰的摘要,并在下方附上转发的邮件内容,标出关键字。如果你需要得到被转发人的批示,就把要求和你期望达到的结果列出来。在处理事情时,大家大都是以结果为导向。还有,列出你对于下一步行动的建议,也是一个加分项,能让与你邮件协作的人感受到你的洞察力和前瞻性。

二、忽视语法的重要性


长久以来人们总是期望看到用简图表达出来的信息,但是在工作场合,你仍然需要写出一封语法正确、写作上乘的邮件。一封段落未经编辑,标点符号乱用甚至充满表情符号的邮件是无法表现出你的才智以及良好的写作能力的。

解决方案:用巧妙精炼的语言来表达你的想法,不要有冗余的信息。如果你心情激动,简短地解释一下为什么,而不要用那么多感叹号和笑脸符号来表达。使用简短的句子直截了当地表达。使用邮件时你需要记住:简短的才是更好的。

三、任性使用大量术语


如果收到了一封某人用大量术语堆砌出了一封看似高大上而事实上并不能提供真正有用的意见的邮件,你下次再看见这个人的名字出现在收件箱里时,会不会翻出白眼表示不满或起先就有一种不适的感觉呢?

解决方案:剔除那些多余的术语。想清楚你要表达的东西,多用一些简单直白的词汇。如果你需要时间想出方案并且与其他团队交流,直接说出来然后就去干吧。

四、使用非正式或缩略用语


工作邮件并不是朋友闲聊,你的邮件里不应该包含那些不正式的或是潮流用语。

解决方案:想一想怎么写能显得亲近又不失正式。与各类人员(包括同事、客户、主管们)亲近平易的交谈并没有错,但是要把握好尺度,让你的话题和观点不失专业。你可以在邮件中联系社会事件或是奇闻轶事并附上你的见解,但不要用潮流用语甚至俚语

五、邮件回复所有人


许多团队通过邮件群发来交流重要议题,这是一个很好的工具。但是只有当你使用得当,并且在相关的人群中使用时才是好的。不合时宜的“回复全部”只会把你的“全部回复”人本就满满当当的邮箱变得更得凌乱,从而使他们厌烦。

解决方案:如果团队的主管们也在邮件群发小组里,那就只在必要的时候再使用“回复全部”这一功能。把某些人拉出邮件小组,当你需要团队主管们参与进来时,再把他们拉进小组,或是直接和你的Boss联系。

六、执着于文件归档


六分之一的美国人认为,文件归档实际上降低了他们的效率。尽管有时候你已经认识到提高工作效率的重要性,但是对收件箱进行归档反而会浪费时间。而且,当你职位升迁后,你会发现将邮件完美归档将变得越来越难。所以还是趁早放弃这个习惯吧。

解决方案:集中精力在任务的优先次序上,并且制定任务的最后期限,必要时把你的工作日程分享给团队成员。当你基于项目中每一个部分,然后按步骤来安排任务表,而不是仅仅整理收件箱时,你会发现你的效率就会大大提升。

SocialBeta编者后记


读完本文以后,大家以后若能在发送邮件时会主动想到对以上谈到的错误进行审查,那编者的努力就没有白费。而除了这6大邮件错误,大家在日常处理邮件时很有可能也会犯其他的邮件错误,很希望大家能将曾遭遇过的邮件错误告诉Social君,让更多的职场人来一起分享你的经验。

所以,快写一封正式的邮件来交流吧!(有人管的邮箱地址:xiafan@socialbeta.com)

原文链接:
http://mashable.com/2015/05/05/career-damaging-email-mistakes/

本文由SocialBeta贡献者编译,如需转载请注明SocialBeta和编译者(以上信息需全部保留)。

 
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